Sprawdź, jak zbudować schemat Wirtualnej Centrali GSM

Rynek telekomunikacyjny się zmienił i to na dobre. Technologicznie stał się bardziej zaawansowany, ale też prostszy w obsłudze i nowoczesny. Jeżeli na hasło: call center widzisz wielkie serwerownie i pracowników “przykutych” do biurek to masz jeszcze stare wyobrażenie o pracy Biura Obsługi Klienta w firmach, które stawiają nacisk na nowoczesne rozwiązania i chcą zapewnić swoim pracownikom komfortowe warunki pracy. 

Takie firmy najczęściej wybierają system chmurowy do obsługi połączeń, jak Wirtualna Centrala GSM od Telestrada S.A. To narzędzie jest w stanie w 100% zastąpić nawet najlepszą i najbardziej zaawansowaną centralę stacjonarną, a do tego kosztuje o wiele mniej i posiada jeszcze więcej funkcji i możliwości rozbudowy schematu na jakim pracuje cała infolinia.

>> Więcej informacji o zaletach Wirtualnej Centrali znajdziesz w artykule: Wirtualna centralka i przykłady jej zastosowania

Spis treści

Od czego zacząć przy wprowadzeniu Wirtualnej Centrali GSM do firmy?

Kluczowym aspektem przy próbie wprowadzenia nowego narzędzia, jak Wirtualna Centrala GSM do swojej firmy jest wybór odpowiedniego dostawcy usługi. Na rynku jest wielu operatorów, którzy w swojej ofercie proponują wiele nowoczesnych rozwiązań, natomiast to co nas wyróżnia na tle innych to pełne zaangażowanie i pomoc techniczna na każdym etapie wdrożenia Wirtualnej Centrali, jak i profesjonalne doradztwo przy doborze usług dodatkowych.

W Telestrada S.A. dbamy o każdego klienta, więc przez proces wdrożenia Wirtualnej Centrali w firmie przechodzimy wspólnie. Nasi doradcy przygotowują klientom wersje testowe, dzięki którym mogą bez dodatkowych opłat dopasować odpowiedni scenariusz Wirtualnej Centrali na podstawie wcześniej przygotowanego przez nas schematu. 

Wirtualna Centrala GSM jest o tyle przyjemnym narzędziem do pracy, że wprowadzanie większych lub mniejszych zmian w scenariuszu nigdy nie będzie problemem. Cały system działa w chmurze, więc każda modyfikacja schematu czy ustawień aktualizuje się automatycznie i zmian możemy dokonywać sami – oczywiście, o ile jesteśmy w posiadaniu uprawnień administratora Wirtualnej Centrali.

Start

dla każdej firmy
0 zł + VAT/ mies.
  • Dowolna liczba użytkowników
    (numerów wewnętrznych)
  • Indywidualny opiekun konta
  • Szkolenie personelu
  • Dostępne wszystkie funkcje
  • 30 dni za darmo!
  •  

Testuj aplikacje VoIP w swojej firmie przez 30 dni za darmo!

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu kontaktu Konsultanta na wskazany przeze mnie numer telefonu/adres email, zgodnie z Rozporządzeniem RODO z dnia 27 kwietnia 2016, na zasadach „Kodeksu przetwarzania danych osobowych przez Telestrada S.A”, z którym się zapoznałem/am i akceptuję jego treść."

Jak przygotować odpowiedni scenariusz Wirtualnej Centrali?

Podstawą przed zaplanowaniem struktury działania infolinii na Wirtualnej Centrali jest określenie potrzeb osób dzwoniących. Przykładowo, jeżeli mamy do czynienia z firmą kurierską, to najczęstszymi połączeniami przychodzącymi są telefony od klientów, którzy chcą dowiedzieć się o status swojej przesyłki. Wtedy poza samym schematem Wirtualnej Centrali GSM warto rozważyć dodatkową funkcję IVR, która obsłuży klienta bez konieczności połączenia z konsultantem.

Sprawdź jak zbudować schemat Wirtualnej Centrali

>> Więcej o IVR przeczytasz w tym artykule: IVR – krok w stronę automatyzacji obsługi klienta

Jeżeli mamy do czynienia z małą firmą usługową, np. z biurem rachunkowym wtedy warto przygotować i uporządkować sobie listę najczęściej zadawanych pytań i spraw, w których dzwonią klienci. Jeżeli taka lista powstanie, wtedy będzie o wiele łatwiej zaplanować cały scenariusz do obsługi połączeń Wirtualnej Centrali. 

Podstawowy i przygotowany przez naszych doradców scenariusz Wirtualnej Centrali otrzymuje każdy klient Telestrada S.A., a podczas aż 30-dniowego okresu próbnego ma czas na samodzielne dostosowanie schematu do potrzeb swojej firmy. Ważne jest to, żeby przy tworzeniu schematu w 100% wykorzystać wszystkie funkcje Wirtualnej Centrali, które są niezbędne do jej funkcjonowania. 

Zapowiedzi i komunikaty głosowe

Tę funkcję należy wykorzystać w pierwszej kolejności, ale pamiętaj, że poza schematem obsługowym w Wirtualnej Centrali warto nagrać i ustawić odpowiednio komunikaty głosowe poza godzinami pracy z informacją np. o godzinach ponownego otwarcia lub z informacją o urlopie lub wyjeździe całej firmy na wyjazd integracyjny. Tego rodzaju komunikaty mogą być też przydatne w przypadku wystąpienia awarii, więc warto zaopatrzyć się w tego rodzaju nagrania, aby później móc szybko zareagować.

Jak zbudować menu głosowe

Menu głosowe i kolejkowanie połączeń

Poza zapowiedziami i komunikatami głosowymi funkcja kolejkowania połączeń i menu głosowego jest niezbędna dla poprawnego działania Wirtualnej Centrali GSM. Posiadając te cztery funkcjonalności będziesz mieć pewność, że do twojej dodzwoni się każdy, zostanie miło przywitany i pokierowany w wyborze odpowiedniej ścieżki kontaktu z odpowiednim działem.

>> Więcej informacji o komunikatach głosowych znajdziesz w tym artykule: Zapowiedzi telefoniczne na Infolinii, czyli wizytówka Twojej firmy

Jakie komunikaty umieścić na Wirtualnej Centrali GSM?

Od czegoś trzeba zacząć – najprostszym schematem, który zdaje się być uniwersalnym dla wielu firm jest scenariusz: przywitanie – wybór tematu rozmowy – kolejkowanie połączeń. Jak się do tego przygotować?

  1. Zacznij od przywitania dzwoniącego i przekazania mu kluczowych informacji
  2. Rozdziel działy, do których najczęściej wykonywane są połączenia i dzięki funkcji menu głosowego ustaw komunikat w stylu: Chcesz poznać naszą ofertę? Wybierz 1. Chcesz skontaktować się z doradcą? Wybierz 2, itd. 
  3. Przy aktywnej funkcji kolejkowania połączeń dzwoniący po wybraniu odpowiedniego działu usłyszy komunikat z informacją o zajmowanym przez niego miejscu w kolejce oczekujących na połączenie.


Tworzenie schematu Wirtualnej Centrali GSM w Telestrada S.A. jest bardzo łatwe i intuicyjne, oczywiście zawsze można skontaktować się ze swoim indywidualnym opiekunem i poprosić o wsparcie. Należy pamiętać, że schemat Wirtualnej Centrali dopasowuje się do struktury firmy i sposobu jej działania, a nie odwrotnie. Jest wiele możliwości ustawienia odpowiedniego schematu. Można skorzystać z naszej podpowiedzi na najprostszy w swojej formie lub bardziej rozbudować całe drzewo IVR, które zdecydowanie przysłuży się do usprawnienia pracy twoich konsultantów i przyspieszy obsługę klientów w twojej firmie. Zaufaj naszemu doświadczeniu i przetestuj możliwości Wirtualnej Centrali za darmo. 

>> Wypełnij krótki formularz i zamów usługę od Telestrada S.A.

Odbierz darmowego ebooka!

Poznaj zautomatyzowany i niezawodny system obsługi klienta!

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.