Wirtualna centralka i przykłady jej zastosowania

Wirtualna centralka i przykłady jej zastosowania

Wirtualna centralka dla wielu może być czymś zupełnie nowym. Na rynku jesteśmy przyzwyczajeni do klasycznych metod uruchamiania w firmach działów call center, stawiania wielkich serwerowni, podpinania kabli pod stanowiska obsługowe i tworzenia sieci połączeń “na stałe”. W takim schemacie od lat pracuje wiele firm, których corem biznesu jest właśnie telefoniczna obsługa klienta, telemarketing lub sprzedaż usług. 

W tym artykule opowiemy o innowacyjnych rozwiązaniach telekomunikacyjnych bez utrzymywania kosztownych działów technicznych i ciągnięcia kilometrów kabli po całym budynku firmy. Odpowiemy na pytania, takie jak:

Spis treści

Wirtualna centralka i przykłady jej zastosowania

Wirtualna centralka – co to?

Ważnym aspektem, żeby dobrze zrozumieć funkcjonowanie technologii VoIP w oparciu o rozwiązania chmurowe systemu do call center jest omówienie samej Wirtualnej Centrali. Otóż Wirtualna centralka to nic innego jak program do obsługi całego call center dla małych firm lub nawet wielkich korporacji i instytucji publicznych. Jedyna różnica, ale kluczowa z punktu widzenia budżetowego, jak i komfortu pracy jest taka, że firma, która zdecyduje się na wdrożenie Wirtualnej Centrali automatycznie pozbywa się drogiej w utrzymaniu serwerowni i zbędnego okablowania, a pracownicy biura obsługi klienta, dział sprzedaży i inne działy wspierające będą mogły pracować nie tylko stacjonarnie – jak dotychczas, a zdalnie – z każdego miejsca, w którym się znajdują.

Wirtualna centralka to inteligentny system do obsługi połączeń przychodzących i wychodzących. Szeroka gama funkcjonalności, z których można korzystać w ramach abonamentu, daje wiele możliwości zarówno rozwojowych, jak i podniesie poziom i jakość obsługi połączeń. Co ważne, sam system pracuje w trybie online, więc tak jak wspomniane zostało wyżej, wystarczy autoryzować dostęp użytkownikom, a Ci bez problemu będą mogli pracować z dowolnego miejsca.

Usprawnij swoje zarządzanie, dzięki wirtualnej centrali

Wirtualna centralka stała się swego rodzaju wybawieniem dla wielu firm i instytucji z powodu narastającej fali pandemii COVID-19, podczas której przekonaliśmy się, że przeorganizowanie całego zespołu w nagłych i wyjątkowych sytuacjach nie jest takie proste – szczególnie, kiedy korzystamy z tradycyjnych rozwiązań komunikacyjnych. Te wydarzenia przyczyniły się do zmiany strategii w zarządzaniu, dlatego dla bezpieczeństwa i w celu zabezpieczenia wszystkich procesów sprzedażowo – obsługowych w każdej firmie powinniśmy iść z duchem czasu i zamienić stare rozwiązania na Wirtualną Centralę.

Wirtualna centralka to tylko mały krok w lepszą stronę. Krokiem milowym dla każdej firmy może okazać się wdrożenie kompilacji – Wirtualna Centrala VoIP czyli system chmurowy do obsługi połączeń przychodzących i wychodzących, który skupia w sobie wszystkie funkcjonalności niezbędne do sprawnego zarządzania i pracy call center ale w technologii VoIP, czyli w technologii połączeń internetowych.

Dla wielu VoIP może być niezrozumiałym pojęciem, więc żeby przybliżyć sposób w jakim działa najłatwiej podać przykład. Na pewno korzystasz z komunikatorów internetowych typu Signal, Messenger, Skype czy WhatsApp. Dzięki nim możesz porozumiewać się z każdą osobą na świecie i wykonywać połączenia głosowe bez roamingu i innych, kosztownych problemów. Te aplikacje wykorzystują łącze internetowe do prowadzenia rozmów i telekonferencji – praktycznie bezkosztowo. Co ciekawe Ty też możesz wdrożyć taki system połączeń w swojej firmie i podnieść jakość obsługi rozmów, a do tego obniżyć koszty telekomunikacyjne w swojej firmie. Do prowadzenia rozmów za pośrednictwem VoIP potrzebne będzie wyłącznie podłączenie do Internetu lub dostęp do sieci Wi-Fi.

W jakich firmach sprawdzi się Wirtualna centralka?

Na to pytanie jest tylko jedna odpowiedź – w każdej. W każdej firmie, która obsługuje telefonicznie swoich klientów potrzebna jest Wirtualna centralka. W dzisiejszych czasach firmy powinny mieć telefon główny, nawet jeżeli zatrudnia się jednego lub dwóch pracowników. Telefon firmowy zawsze będzie najchętniej wybieraną formą kontaktu klienta, bo każdy z nas – konsumentów chce jak najszybciej załatwić swoje sprawy, a wiadomo – na odpowiedź e-mailową często trzeba czekać.

Wirtualna centralka jest ogromnym komfortem nawet dla małych firm. W szczególności fakt, że sam właściciel może odebrać połączenie z głównego numeru firmowego na swoim telefonie komórkowym bez względu gdzie się znajduje. Wirtualna Centrala VoIP daje możliwość ustawienia kolejki połączeń tak, żeby w pierwszej kolejności odbierał połączenie pracownik lub kilku pracowników i na końcu właściciel, kiedy pozostali są niedostępni. To korzyść wizerunkowa dla każdego start-upu, jak i małych firm, które pracują na jednym numerze telefonu w kilku miejscach zdalnie. Dlatego, jeżeli rozwijasz swoją firmę i chcesz mieć niezawodne narzędzie do obsługi swoich klientów to koniecznie sprawdź wszystkie funkcje, jakie daje Wirtualna Centrala VoIP. Podgląd na bieżącą sytuację, historię połączeń, generowanie raportów, kolejkowanie połączeń, systemu menu głosowego, IVR, przekierowywanie połączeń i różnie poziomy dostępowe użytkowników do dashboardu to tylko kilka najważniejszych z elementów, na które składa się Wirtualna centralka.

Jak założyć firmę? Wirtualna Centrala może Ci pomóc! Czytaj więcej

W dużych firmach, korporacjach i instytucjach publicznych funkcje, jakie posiada Wirtualna centralka usprawnią pracę każdego call center. System chmurowy jest o tyle elastyczny, że można dowolnie modyfikować schematy i procesy obsługowe, które będą działać w pełni automatycznie. Podział na działy, menu głosowe czy zaawansowany scenariusz IVR przyczyni się do wzrostu liczby zadowolonych klientów, a dział call center w końcu będzie mógł skupić się na podnoszeniu swoich kwalifikacji i jakości obsługowej. Do tego celu warto wykorzystać automatyczne ankiety i powiadomienia głosowe, statystyki i raporty oraz nagrywanie rozmów, które możemy wykorzystać do szkoleń.

Jakie funkcje posiada Wirtualna centralka?

Stojąc przed zakupem i wdrożeniem Wirtualnej Centrali do swojej firmy na pewno zastanawiasz się które funkcje będą Ci potrzebne. Oto lista najważniejszych funkcjonalności, które naszym zdaniem powinny znaleźć się w każdej firmie:

  1. Nagrywanie rozmów – Wirtualna centralka posiada funkcję nagrywania rozmów przychodzących i wychodzących. Pliki w formacie mp3 można pobrać w dowolnym momencie i wykorzystywać w celach szkoleniowych, jak i do rozwiązywania sytuacji spornych z klientem.

  2. Kolejkowanie połączeń – Wirtualna Centrala VoIP posiada funkcję kolejkowania połączeń, więc klient nigdy nie usłyszy sygnału zajętości. Dzięki stosownym komunikatom dzwoniący dowie się które miejsce zajmuje w kolejce do połączenia z konsultantem, a co najważniejsze – firma nie traci takiego połączenia nawet po odłożeniu słuchawki, bo numer, z którego dzwonił został zarejestrowany w systemie.

  3. Przekierowywanie połączeń – Wirtualna Centrala VoIP posiada funkcję przekierowywania połączeń, czyli jeżeli dany konsultant przypisany do obsługi w danym momencie jest niedostępny, wówczas połączenie trafia do kolejnego konsultanta lub innego pracownika przypisanego do “kolejki”. W przypadku małych firm, jak już wspominaliśmy wcześniej jest to niezwykle komfortowa funkcjonalność

  4. Menu głosowe – Wirtualna centralka posiada funkcję menu głosowego. Wystarczy ustawić odpowiednie komunikaty, żeby osoba dzwoniąca wybrała na klawiaturze swojego telefonu dział, z którym chce się skontaktować. Menu głosowe usprawnia obsługę klienta i wprowadza porządek na infolinii.

  5. IVR – Wirtualna Centrala VoIP posiada funkcję automatycznej obsługi klienta. Wystarczy dobrze przygotowany scenariusz komunikatów głosowych, żeby nawet po godzinach pracy infolinii klient mógł dowiedzieć się wszystkiego o ewentualnym statusie swojego zamówienia lub saldzie czy załatwia inne sprawy, które przewiduje ścieżka.

  6. Komunikaty i powiadomienia głosowe – Wirtualna Centrala VoIP posiada funkcję dzięki której możemy przywitać dzwoniącego, poznać jego opinię po rozmowie lub poinformować go o godzinach pracy infolinii czy w przypadku numerów alarmowych: o obecnej awarii, itd.

  7. Powiadomienia SMS – Wirtualna centralka posiada funkcję wysyłania wiadomości SMS do klientów zarówno po rozmowie, jak i z przypomnieniem o np. umówionej wizycie lub spotkaniu.

Tego rodzaju funkcji jest o wiele więcej. My wskazaliśmy te najbardziej potrzebne z naszego punktu widzenia. Coraz więcej firm stara się zautomatyzować swoje procesy obsługowe, więc jeżeli chcą to zrobić w sferze call center to zdecydowanie warto postawić na sprawdzone i nowoczesne rozwiązania, jakim jest Wirtualna centralka.

>> Więcej informacji o funkcjach, systemie i technologii VoIP znajdziesz TUTAJ.

Odbierz darmowego ebooka!

Poznaj zautomatyzowany i niezawodny system obsługi klienta!

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.