Zalety z posiadania IVR w małej firmie

W przypadku nawet najmniejszych firm, która chce zrobić odpowiednio dobre wrażenie na swoich klientach warto posiadać IVR. Wielu z nas myśli, że posiadanie biznesowych rozwiązań telekomunikacyjnych dedykowane jest dobrze rozwiniętym firmom z prężnie działającymi działami obsługowo – sprzedażowymi. To nieprawda! Automatyczny system zapowiedzi głosowych będzie doskonałą okazją do pozyskania nowych, potencjalnych klientów i przekształcenia ich w sprzedaż, a co za tym idzie – rozwój firmy. W tym artykule wyjaśnimy czym jest system IVR i jakie korzyści przynosi w komunikacji biznesowej w małych firmach.

Co to jest system IVR?

IVR, czyli interaktywna odpowiedź głosowa, to zautomatyzowana technologia, dzięki której możemy zaprojektować drzewo automatycznych odpowiedzi głosowych na infolinii. Dzięki Wirtualnej Centrali, czyli systemowi w chmurze systemy IVR pozwalają klientom na interakcję z komputerem przed połączeniem z przedstawicielem, a także automatycznie zbierają informacje o zapytaniu klienta, a dzwoniący po prostu odpowiadają powtarzając jedną z podanych opcji lub wybierając odpowiednią cyfrę na klawiaturze telefonu przed przekazaniem go do odpowiedniego działu.

Technologia IVR może przekazywać rozmowy do wybranego działu wybierając kilka opcji, co pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i jednocześnie poprawić doświadczenia klientów. Zawartość systemu IVR może być generowana cyfrowo lub nagrana ręcznie. Jej zastosowanie w małym przedsiębiorstwie ma na celu identyfikację zapytań i uniknięcie nadmiernego oczekiwania. Dobrze zaprojektowany system połączeń IVR jest niezwykle pomocny dla każdej firmy, ponieważ może znacznie wpłynąć na wydajność obsługi klienta i obniżyć koszty.

Gdzie zamówić IVR?

Rynek telekomunikacyjny jest bardzo rozbudowany. Obecnie działa wielu operatorów, którzy oferują zaawansowane rozwiązania telekomunikacyjne dla firm. My, jako Telestrada S.A. w branży telekomunikacyjnej działamy od 2007 r. Nasze doświadczenie i zdobyta wiedza jest najczęstszym czynnikiem branym pod uwagę podczas wyboru odpowiedniego dostawcy usług.

W naszej ofercie znajdują się zarówno inteligentne i zaawansowane systemy telekomunikacyjne dla instytucji i rozbudowanych korporacji, jak i niedrogie rozwiązania chmurowe dla nawet najmniejszych firm. Prywatne przedsiębiorstwa najczęściej decydują się na zakup naszej wirtualnej centrali, która działa w oparciu o wybrane funkcje, np. systemy IVR. Co ważne – nasi klienci sami mogą zdecydować które funkcje są im potrzebne i na bazie ich potrzeb konfigurujemy im odpowiednią ofertę cenową.

Telestrada S.A. to też usługi działające w oparciu o technologię VoIP, czyli telefonię internetową, która znacznie obniża koszty telekomunikacyjne w całej firmie, a jakość połączeń jest nieporównywalnie lepsza od tradycyjnego telefonu stacjonarnego lub nawet komórkowego. Jeżeli interesuje Cię zagadnienie VoIP, koniecznie dowiedz się z naszego przewodnika czym jest telefonia VoIP i jak działa.

0 zł + VAT/ mies.

Dowolna liczba użytkowników
(numerów wewnętrznych)
Indywidualny opiekun konta
Szkolenie personelu
Dostępne wszystkie funkcje
30 dni za darmo!

Testuj aplikacje VoIP w swojej firmie przez 30 dni za darmo!

System IVR – kilka wpływowych zalet dla małej firmy

Małe firmy, lub nawet jednoosobowe działalności myślą, że do wprowadzenie systemu IVR do firmy niesie za sobą szereg kosztów i problemów. Wbrew pozorom system telefoniczny dla firm oferowany przez Telestrada S.A. jest tani i bezproblemowy. Jeżeli prowadzisz firmę sam, to system IVR wyręczy Cię jako Twoja wirtualna sekretarka. Oto kilka zalet IVR od Telestrada S.A. dla małych firm:

Zwiększona wydajność

Jedną z najważniejszych zalet systemów IVR dla małych firm jest to, że technologia IVR może uprościć zadania pracownika obsługującego połączenia. agentów, zajmując się drobnymi problemami i zmniejszając liczbę obsługiwanych połączeń, oszczędzając ich czas na lepszą obsługę skomplikowanych problemów, prowadząc do bardziej wydajnego i produktywnego call center usługi.

Wrażenie klienta

Dzięki systemowi IVR można uniknąć zbyt długiego oczekiwania na połączenie z pracownikiem infolinii. Właściwie zaprojektowany schemat IVR może mieć znaczenie. IVR jest w stanie nie tylko dostarczyć dzwoniącym informacji, których szukają, ale także może określić ich potrzeby, aby mogli zostać przekierowani do właściwego pracownika lub działu za pierwszym razem, co przełoży się na zbudowanie dobrego wrażenia u dzwoniących.

Opcja oddzwaniania

Powszechnie wiadomo, że klienci nie lubią czekać. Ponad 60 procent konsumentów uważa, że nawet minuta wstrzymania połączenia to za dużo, a prawie dwie trzecie klientów woli, żeby ktoś z firmy do nich oddzwonił, niż tracić czas na oczekiwanie na połączenie.

W obliczu dużej liczby połączeń przychodzących systemy telefonii biznesowej oferowane przez Telestrada S.A. z funkcją połączeń IVR mogą oferować oddzwonienie, aby uniknąć pogorszenia jakości obsługi klienta. Działa poprzez wysłanie pewnych powiązanych informacji do agenta, aby agent mógł oddzwonić w mniej ruchliwym czasie, w tym numer telefonu dzwoniącego i ewentualnie preferowaną datę i godzinę.

Oszczędność czasu i pieniędzy

System IVR może zaoszczędzić czas zarówno Twoich pracowników, jak i klientów, umożliwiając dzwoniącym samoobsługę dzięki zautomatyzowanemu menu i nagranym wcześniej wiadomościom. Dzięki profesjonalnym usługom samochodowym nie będzie potrzeby zatrudniania dużej liczby pracowników do obsługi podstawowych zapytań, co pozwoli zaoszczędzić na kosztach zatrudnienia. Sprawny IVR pomaga również zatrzymać więcej klientów, zwiększyć liczbę konwersji i co za tym idzie – zwiększyć sprzedaż.

Całodobowa obsługa klienta

System IVR umożliwia obsługę klienta w dowolnym momencie, nawet gdy Twoi pracownicy nie są dostępni. IVR umożliwia dostęp do podstawowych informacji poza zwykłymi godzinami pracy, a dzwoniący mogą nadal wchodzić w interakcje z systemami IVR i samodzielnie poruszać się po menu za pomocą zautomatyzowanego menu, co pomaga zwiększyć wiarygodność biznesową.

Budowanie wizerunku

Połączenia głosowe mogą być ważnym punktem kontaktu między klientami a Twoją firmą. Dobrze zbudowany biznesowy system telefoniczny może wzmocnić relacje, podczas gdy złe doświadczenia związane z prowadzeniem rozmów mogą osłabić lojalność wobec marki. System IVR może pomóc w budowaniu profesjonalnego wizerunku firmy ze wszystkimi powyższymi korzyściami, jakie zapewnia. Pomaga budować obrazy biznesowe, które są zdolne i bardzo wydajne w obsłudze dużej liczby potrzeb klientów bez względu na wielkość firmy.

Zainteresowała Cię tematyka IVR i chcesz poznać więcej szczegółów w temacie automatyzacji obsługi klienta? Koniecznie przejdź do naszego artykułu, w którym zdradzamy jak poprawnie zbudować swoje drzewo IVR.

Jak prawidłowo skonfigurować systemy IVR dla firmowego systemu telefonicznego?

Aby skutecznie przekierować dzwoniących do właściwego pracownika lub działu podczas konfigurowania własnego IVR od Telestrada S.A. należy zwrócić uwagę na trzy czynniki.

1 – Stwórz metodyczne menu IVR

Zaleca się, aby zacząć od ogólnych kategorii, które rozwiną się w bardziej szczegółowe, gdy dzwoniący porusza się po menu. Taki sposób przygotowania schematu IVR zapewni przejrzystą i płynną obsługę klienta.

2 – Nie zapomnij uwzględnić interakcji międzyludzkich

Nadal istnieją możliwości, że niektórzy klienci nie chcą być obsługiwani przez tę technologię IVR i dlatego konieczna jest interakcja z agentem na żywo, a nie chcesz, aby ta opcja była ostatnią w menu.

3 – Zawsze dołączaj opcję oddzwaniania

Podobnie jak w przypadku wyników ankiety, o których mowa powyżej, opcja oddzwaniania jest bardzo ważna dla utrzymania klienta. System IVR z funkcją oddzwaniania pozwoli Twoim pracownikom dotrzeć do poprzednich dzwoniących i kontynuować obsługę ich zapytań, pozostawiając klientowi świetne wrażenie marki.

System IVR może mieć ogromny wpływ na efektywność komunikacji biznesowej, a nawet sprzedaż. Jeśli chcesz zwiększyć funkcjonalność swoich firmowych systemów telefonicznych, zdecydowanie powinieneś wziąć pod uwagę IVR podczas konfigurowania systemów telefonicznych, nawet jeżeli jesteś na początku swojej drogi biznesowej. Sprawdź, jak zbudować schemat Wirtualnej Centrali GSM.