Rozwiąż konflikty z pacjentami i usprawnij pracę przychodni dzięki infolinii medycznej

Infolinia medyczna, czy jak rozwiązać konflikty z pacjentami i usprawnić pracę przychodni

Długie kolejki, brak miejsc, problemy z rejestracją telefoniczną, a z drugiej strony natłok obowiązków, skargi i zażalenia oraz brak komfortu pracy, to niestety częsty obraz w przychodniach. Każda ze stron, zarówno pacjent, jak i też osoba rejestrująca ma swoje powody, aby odczuwać frustrację i narastające niezadowolenie, a także stres. Skutkuje to mniejszymi i większymi konfliktami, co potęguje brak zrozumienia.

Mimo, że możliwości komunikacyjnych stale przybywa, to w przypadku rejestracji do lekarza większość osób wybiera drogę telefoniczną. Co można zrobić, aby uniknąć niepotrzebnych konfliktów? Jak usystematyzować i ułatwić funkcjonowanie infolinii medycznej? Jak podwyższyć jakość w telefonicznej obsłudze pacjenta? Odpowiedzią na te pytania jest infolinia medyczna call medica. Dlaczego? Odpowiedź w dalszej części artykułu!

Spis treści

Infolinia medyczna, czyli co można zrobić by ją usprawnić

Co można zrobić, aby uniknąć niepotrzebnych konfliktów?

Zachowaj spokój i podejdź do sprawy z empatią i zrozumieniem. To gwarancja sukcesu podczas obsługi pacjenta!

Zwykle pacjent przychodzi do lekarza, kiedy coś mu dolega. Placówkę, którą odwiedza już obdarzył swoim zaufaniem i oczekuje profesjonalnej obsługi, jak i przede wszystkim pomocy. To on powinien być tutaj najważniejszy i to jego powinniśmy stawiać w centrum uwagi, ale taki scenariusz niestety nie ma odzwierciedlenia w rzeczywistości. 

Pacjentów i osób, które potrzebują natychmiastowej pomocy jest naprawdę wiele. Mimo starań personelu placówki nie da się do każdego przypadku podejść na tyle indywidualnie, żeby każdy był zadowolony.

Każdy dzień pracy z punktu widzenia pracowników placówki medycznej to walka z chaosem. Brak systematyczności pracy, nieprzewidywalne sytuacje, nagłe przypadki, brak dostępności lekarzy i brak odpowiednich narzędzi do pracy, a do tego zdenerwowany pacjent to już kropka nad i. Personel codziennie mierzy się z wieloma trudnościami, a jak wiadomo też mają swoje emocje i humory – tzw. gorsze dni, ale mimo wszystko muszą starać się zachować spokój i w możliwie najlepszy sposób obsłużyć pacjentów.

Ta sprawa powinna dotyczyć dwóch stron. Wyrozumiałość, spokój i empatia to podstawowe cechy, które na pewno pomogą uniknąć konfliktów.

Infolinia medyczna, czyli sposób na usprawnienie działu obsługi klienta

Jak usystematyzować i ułatwić funkcjonowanie rejestracji medycznej?

Najlepsze, co można zrobić, to wdrożyć infolinię medyczną call medica, która dzięki wielu funkcjom automatyzuje cały proces rejestracji pacjenta.

Rejestracja nigdy nie była tak prosta. Dzięki usłudze infolinii medycznej – call medica każdy szpital, przychodnie i nawet małe gabinety rozwiążą raz na zawsze problemy z telefoniczną obsługą pacjenta. Tylko nowoczesne rozwiązania telekomunikacyjne są w stanie obsłużyć jednorazowo dużą ilość połączeń, kolejkować je i rozdzielać na konkretne działy czy oddziały.

Infolinia medyczna – co to oznacza dla placówki medycznej?

Sprawne informowanie pacjentów i zarządzanie połączeniami. Do tego funkcja nagrywania rozmów znacznie ułatwi rozwiązywanie konfliktów. Nie można zapomnieć o dostępie do raportów i analiz połączeń, które są kluczowe w celu podwyższania jakości obsługi pacjenta, a dzięki call medica cała placówka będzie bardziej zorganizowana.

Dzięki usłudze infolinii medycznej call medica placówka może wysyłać wszelkiego rodzaju powiadomienia czy przypomnienia swoim pacjentom. Badania wykazały, że wysyłanie SMS-ów z przypomnieniem o wizycie przyczyniły się do coraz mniejszych opóźnień w przyjmowaniu pacjentów i tym samym frekwencja wizyt w wielu przypadkach utrzymuje się na odpowiednim poziomie. Ważna jest też funkcja do odwoływania wizyt za pośrednictwem SMS. To wszystko nie obciąża budżetu placówki, a harmonogram przyjęć cały czas jest odpowiednio zaktualizowany.

Infolinia medyczna – co to oznacza dla pacjenta?

Przede wszystkim się dodzwoni i w prosty sposób będzie mógł dodzwonić się tam, gdzie faktycznie chce i to bez ingerencji personelu. W końcu koniec z ręcznym przełączaniem rozmów między gabinetami czy oddziałami. Ogromną zaletą infolinii jest również kolejkowanie połączeń, czyli pacjent w słuchawce swojego telefonu usłyszy, że jest np. 3 w kolejce oczekujących na połączenie, więc poczeka. Bardzo często powodem zmiany placówki medycznej wśród pacjentów jest po prostu problem z dodzwonieniem się do niej. Wielu rezygnuje po kilku próbach, a przy okazji ich frustracja rośnie.

Nikt nie lubi czekać, a jeżeli placówka nie ma odpowiednich rozwiązań i narzędzi telekomunikacyjnych tylko na tym traci. Pacjenci mogą mieć również realny wpływ na pracę i rozwój swojej placówki. Do tego służą oczywiście ankiety po rozmowie. To bardzo przydatne narzędzie do zbierania opinii w zakresie jakości obsługi pacjenta, ale też skłania personel do bycia miłym i wyrozumiałym w każdym przypadku.

Jak podwyższyć jakość w telefonicznej obsłudze pacjenta?

Niewiele jest placówek medycznych, które proszą pacjentów o wypełnienie ankiety dotyczącej pracy przychodni i świadczącej przez nie pomocy. To jednak jest doskonałe źródło wiedzy na temat tego, czego pacjenci oczekują, co im przeszkadza, a co wymaga udoskonalenia, modyfikacji i zmiany. Nie można uciekać od wskazówek, porad, ale też krytyki, która wbrew pozorom jest bardzo dużym motywatorem do zmian.

Przychodnia czy inna placówka medyczna powstaje dla pacjentów i to dzięki nim funkcjonuje, a personel ma pracę, dlatego zgodnie z ich oczekiwaniami i potrzebami każda placówka powinna się zmieniać i dążyć do perfekcji, a przede wszystkim zadowolenia swoich pacjentów. Na co dzień nie zwracamy uwagi na pewne kwestie, nie zastanawiamy się, jak konkretna sytuacja wygląda z perspektywy pacjenta. Pewne rzeczy pozostają niezauważone, a to właśnie one najczęściej są tymi kluczowymi. Warto więc zaproponować pacjentom ankiety, najlepiej krótkie, które będą obejmowały kilka pytań na temat przychodni i jakości obsługi.

Jedną z usług call medica są właśnie telefoniczne ankiety, które stanowią najbardziej wygodną formę pozyskiwania tego rodzaju danych. Pacjent nie musi w nic klikać, niczego nie musi wypełniać. System po rozmowie z konsultantem sam dzwoni do badanej osoby i zadaje pacjentowi kilka pytań, których treść układa już dana placówka.

Jaki wpływ na jakość obsługi może mieć nagrywanie rozmów?

Pacjenci przez telefon wykazują się zdecydowanie większą odwagą w rozmowie niż podczas bezpośredniego kontaktu podczas wizyty. Tak jest w przypadku każdego z nas. Pozwalamy sobie wtedy na większą swobodę i mówimy słowa, których być może nie wypowiedzielibyśmy, kiedy stoimy naprzeciwko swojego rozmówcy. 

System do rejestracji medycznej call medica automatycznie nagrywa każdą rozmowę, jaka została przeprowadzona. Zapisuje i archiwizuje nagranie w bazie, skąd można je w dowolnym momencie odtworzyć i przeanalizować przebieg rozmowy. Odsłuchanie nagrania przydaje się w kwestiach spornych, kiedy mamy do czynienia z trudnym konfliktem z pacjentem, nie możemy dojść do porozumienia, a wersje obu stron są inne. To pewnego rodzaju dowód, który w prosty sposób pozwala rozwiązać spór na linii rejestracja-pacjent.

Samo nagrywanie rozmów może również służyć do podwyższania jakości obsługi pacjentów. Koordynator, czyli osoba, która opiekuje się zespołem i jego szkoleniami powinna stale przesłuchiwać prowadzone rozmowy, aby móc kontrolować jakość pracy swoich współpracowników. 

Infolinia medyczna call medica, czyli sposób na poprawę jakości obsługi pacjenta i samej przychodzi

Nowoczesna infolinia medyczna pomoże zaoszczędzić czas pacjentów i Twoich pracowników

Nie od dziś wiadomo, że to, co najczęściej irytuje pacjentów, to problem z długim oczekiwaniem na połączenie, zajęta linia lub po prostu – nie odbieranie połączeń. Kiedy już dochodzi do rozmowy, pacjent otrzymuje informację, że np. dzisiaj limit miejsc do przyjęcia został wyczerpany, albo w najgorszych wypadkach zrywa połączenie. Nie dość, że zmarnował czas, to jeszcze niczego nie załatwił. W takich momentach frustracja sięga zenitu.

Na szczęście tu z rozwiązaniem na problem przychodzi infolinia medyczna z systemem call medica. Funkcje jakie oferuje pomogą zorganizować infolinię medyczną w taki sposób, żeby:

  • dodzwonił się każdy pacjent,
  • nie trzeba było ręcznie przekierowywać połączeń (pacjent wpada w ścieżkę infolinii i sam trafia do punktu, gabinetu czy działu, z którym chciał się połączyć),
  • pacjent usłyszał stosowny komunikat, jeśli np. zmieniły się godziny pracy przychodni lub limit miejsc na rejestrację w dniu dzisiejszym został wyczerpany,
  • pacjent wiedział ile osób jest przed nim, kiedy oczekuje w kolejce na połączenie;

I wiele więcej.

Pamiętaj! Infolinia medyczna call medica umożliwia wprowadzania modyfikacji, zmian i usprawnień każdego procesu.

Infolinia medyczna call medica to narzędzie o wielu przydatnych funkcjach. Usługi call medica pozwalają przeanalizować ruch przychodzący i wychodzący z przychodni, identyfikować dzwoniących pacjentów, itd. Każda próba połączenia z placówką jest rejestrowana przez system, co umożliwia oddzwonienie do pacjenta. Co kluczowe – kiedy placówka zdecyduje się na przeniesienie swojej telefonii do call medica, to raz, że system zawarty jest w chmurze, więc nie musi wydzielać przestrzeni serwerowej w swojej siedzibie i ponosić kosztów za jej utrzymanie, a dwa – może zachować wszystkie swoje dotychczasowe numery! Infolinia medyczna call medica to nowa jakość obsługi pacjentów. Z usługi korzysta już wiele renomowanych szpitali, klinik i mniejszych placówek medycznych w całym kraju.

Czy wiesz, że...
0 +
Tylu klientów biznesowych korzysta z naszych usług telekomunikacyjnych
0 +
Tyle aktywnych kart SIM obecnie obsługujemy
0 lat
Działamy na rynku usług telekomunikacyjnych od 2003 roku
5000 +
Tylu klientów biznesowych korzysta z naszych usług telekomunikacyjnych
80 000 +
Tyle aktywnych kart SIM obecnie obsługujemy
19 lat
Działamy na rynku usług telekomunikacyjnych od 2003 roku

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.