Obsługa klienta w firmie - jak wprowadzić i monitorować standardy obsługi klienta?

Telefoniczna obsługa klienta jest ważnym elementem funkcjonowania wielu firm, ponieważ jest to częsty i łatwo dostępny kanał komunikacji, który umożliwia klientom szybkie uzyskanie odpowiedzi na pytania, rozwiązanie problemów i otrzymanie pomocy w zakresie produktów lub usług. Dobrze przeprowadzona obsługa klienta przez telefon może pozytywnie wpłynąć na reputację firmy, budować lojalność klientów i zwiększać szanse na przyszłą sprzedaż. Z drugiej strony, nieumiejętna lub nieuprzejma obsługa klienta telefoniczna może zniechęcić klientów i doprowadzić do utraty biznesu.

W tym artykule postaramy się przeanalizować różne aspekty telefonicznej obsługi klienta, takie jak sposoby na poprawę jakości obsługi, szkolenia dla pracowników, metody rozwiązywania problemów i skuteczne techniki komunikacji.

Spis treści

Wprowadzenie do telefonicznej obsługi klienta w firmie – podstawowe zasady

Podczas rozmowy telefonicznej, klienci oczekują szybkiej i skutecznej pomocy, a także przyjaznego i profesjonalnego podejścia. Ważne jest również, aby rozmówca był odpowiednio przeszkolony i miał dostęp do niezbędnych informacji dotyczących produktów lub usług, aby mógł udzielić klientom dokładnych i kompletnych odpowiedzi.

Pierwszym krokiem, jest wdrożenie odpowiedniego systemu do telefonicznej obsługi klienta w firmie, który zapewni odpowiednią jakość połączeń, komfort pracy konsultantów i usprawni proces obsługowy. Warto rozważyć zakup usługi w postaci Wirtualnej Centrali od Telestrada S.A. Dzięki rozbudowanym i nowoczesnym funkcjom obsługa klienta w twojej firmie wejdzie na wyższy poziom i stanie się jeszcze bardziej profesjonalna. Do najbardziej popularnych funkcji Wirtualnej Centrali od Telestrada S.A. należą:

  • Przekierowanie połączeń – umożliwia przekierowanie połączeń przychodzących na różne numery telefonów, w tym stacjonarne, mobilne lub zagraniczne.
  • IVR – interaktywny system głosowy, który umożliwia klientom wybór odpowiedniej opcji, aby skontaktować się z odpowiednim działem lub pracownikiem.
  • Menu głosowe – umożliwia tworzenie niestandardowych menu i kierowanie połączeń do konkretnych osób lub działów.
  • Nagrywanie rozmów – pozwala na nagrywanie rozmów, co może być przydatne w celach szkoleniowych, jakościowych lub zgodności z przepisami.

Start

dla każdej firmy
0 zł + VAT/ mies.
  • Dowolna liczba użytkowników
    (numerów wewnętrznych)
  • Indywidualny opiekun konta
  • Szkolenie personelu
  • Dostępne wszystkie funkcje
  • 30 dni za darmo!
  •  

Testuj Wirtualną Centralę w swojej firmie przez 30 dni za darmo!

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu kontaktu Konsultanta na wskazany przeze mnie numer telefonu/adres email, zgodnie z Rozporządzeniem RODO z dnia 27 kwietnia 2016, na zasadach „Kodeksu przetwarzania danych osobowych przez Telestrada S.A”, z którym się zapoznałem/am i akceptuję jego treść."

>> Chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o Wirtualnej Centrali? Przeczytaj artykuł: Wirtualna Centrala telefoniczna – dlaczego zapewnienie odpowiedniej komunikacji z klientem jest tak ważne?

Po wdrożeniu Wirtualnej Centrali w swojej firmie kolejnym krokiem będzie zadbanie o prawidłowe szkolenie pracowników. W kwestii obsługi i zarządzania Wirtualną Centralą możesz liczyć na specjalistów Telestrada S.A., którzy przygotują twój zespół do pracy na systemie chmurowym. W przypadku jakości obsługowych i przeprowadzania rozmów telefonicznych z klientami w odpowiednich standardach musisz zapewnić swoim konsultantom szereg szkoleń i zacząć kontrolować ich pracę (np. dzięki funkcji nagrywania rozmów Wirtualnej Centrali).

Zobrazowanie funkcji menu głosowego w Wirtualnej Centrali

Obsługa klienta – podstawowe zasady komunikacji z klientem

Każda firma wprowadza swoje standardy obsługowe. Obsługa klienta, a bardziej profesjonalny poziom przeprowadzania rozmów telefonicznych z klientem jest niezwykle ważnym aspektem względem  Poniżej przedstawiamy kilka podstawowych zasad obsługowych, które należy wprowadzić do każdej firmy, która wdraża system telefonicznej obsługi klienta.

Po pierwsze: uprzejmość

Uprzejma obsługa klienta jest podstawową zasadą, jakiej należy przestrzegać. Nie można zapomnieć o miłym przywitaniu, a wszystkie interakcje powinny odbywać się z szacunkiem i w przyjaznym tonie. Zakończenie rozmowy również powinno odbywać się w uprzejmy sposób i ze słowami podziękowania. To pomaga w budowaniu pozytywnych relacji z klientami.

Po drugie: uważność

Obsługa klienta bez uważnego słuchania i próby zrozumienia jego potrzeb, pytań lub problemów jest z góry skazana na niepowodzenie. Bycie uważnym pozwala na zapewnienie spersonalizowanej pomocy i skutecznego rozwiązania problemu.

Po trzecie: cierpliwość

Telefoniczna obsługa klienta może być trudna, dlatego ważne jest zachowanie cierpliwości i okazanie zrozumienia dla klienta, szczególnie kiedy mówi on o trudnej sytuacji do rozwiązania.

Po czwarte: kompetencja

Profesjonalna obsługa klienta musi opierać się na pełnej wiedzy na temat produktów i usług firmy, aby móc udzielić klientom dokładnych i kompletnych informacji. Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni i mieć dostęp do wszystkich niezbędnych informacji.

Po piąte: prosty język

Obsługa klienta powinna być prosta i konkretna. Stosowanie trudnego lub specjalistycznego słownictwa informacje podawane klientom powinny być jasne i przejrzyste. Ważne jest, aby unikać niejasnych lub skomplikowanych wyjaśnień.

Obsługa klienta przez telefon – jak wprowadzić i monitorować odpowiednie standardy pracy?

Wprowadzenie i monitorowanie odpowiednich standardów pracy w obsłudze klienta przez telefon wymaga kilku kroków w każdej firmie. Wszystkie z punktów, które przedstawiamy poniżej są niezwykle ważne, aby obsługa klienta w firmie mogła działać bez zarzutu. 

Na początku należy dokładnie określić standardy pracy dla obsługi klienta przez telefon. To oznacza, że trzeba stworzyć listę oczekiwań wobec agentów, w tym jak mają mówić, jakie informacje powinni przekazywać klientom, jak szybko mają odpowiadać na pytania, jak rozwiązywać problemy, jak dokumentować rozmowy itp.

Obsługa klienta przez telefon i nagrywanie połączeń

Kolejnym krokiem jest przeszkolenie agentów, aby zapewnić, że znają standardy pracy i potrafią je zastosować w praktyce. Dlatego ważne jest, aby zapewnić szkolenia zarówno teoretyczne, jak i praktyczne, aby pracownicy mieli pełne zrozumienie oczekiwanych standardów i umieli je stosować w trudnych sytuacjach. Dodatkowo monitorowanie jakości rozmów jest kluczowe w procesie utrzymywania standardów pracy. Najlepszym sposobem na monitorowanie jakości rozmów jest nagrywanie rozmów i przeglądanie ich później przez przełożonego lub menedżera, aby ocenić, jak agent wywiązuje się z zadań i standardów. Można także przeprowadzać tzw. “słuchanie na żywo”, co oznacza, że menedżer będzie słuchał rozmowy z klientem na żywo i z biegiem czasu będzie dawał agentowi wskazówki, jakie informacje przekazać, jakie pytania zadać, itp.

Po przeprowadzeniu monitoringu i odsłuchaniu nagranych rozmów, manager powinien przeprowadzić analizę wyników i porównać je z oczekiwanymi standardami pracy. Dzięki temu manager będzie miał jasny obraz, które obszary wymagają dalszej pracy i poprawy, a które są na dobrym poziomie. Na podstawie analizy wyników manager powinien przygotować plan szkoleniowy dla agentów w celu dalszego usprawniania standardów pracy. Szkolenia mogą być prowadzone zarówno przez zewnętrznych specjalistów, jak i przez wewnętrznych ekspertów.

Wdrożenie powyższych kroków pozwoli na wprowadzenie i monitorowanie odpowiednich standardów pracy w obsłudze klienta przez telefon, co z kolei przyczyni się do zwiększenia zadowolenia klientów i jakości obsługi. Do zapewnienia wymienionych wyżej czynności niezbędne jest wdrożenie Wirtualnej Centrali dla firm od Telestrada S.A. Możesz przetestować wszystkie jej funkcje przez 30 dni za darmo. Wystarczy wypełnić i wysłać formularz zgłoszeniowy.

Start

dla każdej firmy
0 zł + VAT/ mies.
  • Dowolna liczba użytkowników
    (numerów wewnętrznych)
  • Indywidualny opiekun konta
  • Szkolenie personelu
  • Dostępne wszystkie funkcje
  • 30 dni za darmo!
  •  

Testuj Wirtualną Centralę w swojej firmie przez 30 dni za darmo!

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu kontaktu Konsultanta na wskazany przeze mnie numer telefonu/adres email, zgodnie z Rozporządzeniem RODO z dnia 27 kwietnia 2016, na zasadach „Kodeksu przetwarzania danych osobowych przez Telestrada S.A”, z którym się zapoznałem/am i akceptuję jego treść."
Odbierz darmowego ebooka!

Poznaj zautomatyzowany i niezawodny system obsługi klienta!