Obsługa klienta w firmie - jak wprowadzić i monitorować standardy obsługi klienta?
Telefoniczna obsługa klienta jest ważnym elementem funkcjonowania wielu firm, ponieważ jest to częsty i łatwo dostępny kanał komunikacji, który umożliwia klientom szybkie uzyskanie odpowiedzi na pytania, rozwiązanie problemów i otrzymanie pomocy w zakresie produktów lub usług. Dobrze przeprowadzona obsługa klienta przez telefon może pozytywnie wpłynąć na reputację firmy, budować lojalność klientów i zwiększać szanse na przyszłą sprzedaż. Z drugiej strony, nieumiejętna lub nieuprzejma obsługa klienta telefoniczna może zniechęcić klientów i doprowadzić do utraty biznesu.
W tym artykule postaramy się przeanalizować różne aspekty telefonicznej obsługi klienta, takie jak sposoby na poprawę jakości obsługi, szkolenia dla pracowników, metody rozwiązywania problemów i skuteczne techniki komunikacji.
Wprowadzenie do telefonicznej obsługi klienta w firmie – podstawowe zasady
Podczas rozmowy telefonicznej, klienci oczekują szybkiej i skutecznej pomocy, a także przyjaznego i profesjonalnego podejścia. Ważne jest również, aby rozmówca był odpowiednio przeszkolony i miał dostęp do niezbędnych informacji dotyczących produktów lub usług, aby mógł udzielić klientom dokładnych i kompletnych odpowiedzi.
Pierwszym krokiem, jest wdrożenie odpowiedniego systemu do telefonicznej obsługi klienta w firmie, który zapewni odpowiednią jakość połączeń, komfort pracy konsultantów i usprawni proces obsługowy. Warto rozważyć zakup usługi w postaci Wirtualnej Centrali od Telestrada S.A. Dzięki rozbudowanym i nowoczesnym funkcjom obsługa klienta w twojej firmie wejdzie na wyższy poziom i stanie się jeszcze bardziej profesjonalna. Do najbardziej popularnych funkcji Wirtualnej Centrali od Telestrada S.A. należą:
- Przekierowanie połączeń – umożliwia przekierowanie połączeń przychodzących na różne numery telefonów, w tym stacjonarne, mobilne lub zagraniczne.
- IVR – interaktywny system głosowy, który umożliwia klientom wybór odpowiedniej opcji, aby skontaktować się z odpowiednim działem lub pracownikiem.
- Menu głosowe – umożliwia tworzenie niestandardowych menu i kierowanie połączeń do konkretnych osób lub działów.
- Nagrywanie rozmów – pozwala na nagrywanie rozmów, co może być przydatne w celach szkoleniowych, jakościowych lub zgodności z przepisami.
Start
dla każdej firmy-
Dowolna liczba użytkowników
(numerów wewnętrznych) -
Indywidualny opiekun konta
-
Szkolenie personelu
-
Dostępne wszystkie funkcje
-
30 dni za darmo!
-
Testuj Wirtualną Centralę w swojej firmie przez 30 dni za darmo!
>> Chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o Wirtualnej Centrali? Przeczytaj artykuł: Wirtualna Centrala telefoniczna – dlaczego zapewnienie odpowiedniej komunikacji z klientem jest tak ważne?
Po wdrożeniu Wirtualnej Centrali w swojej firmie kolejnym krokiem będzie zadbanie o prawidłowe szkolenie pracowników. W kwestii obsługi i zarządzania Wirtualną Centralą możesz liczyć na specjalistów Telestrada S.A., którzy przygotują twój zespół do pracy na systemie chmurowym. W przypadku jakości obsługowych i przeprowadzania rozmów telefonicznych z klientami w odpowiednich standardach musisz zapewnić swoim konsultantom szereg szkoleń i zacząć kontrolować ich pracę (np. dzięki funkcji nagrywania rozmów Wirtualnej Centrali).

Obsługa klienta – podstawowe zasady komunikacji z klientem
Każda firma wprowadza swoje standardy obsługowe. Obsługa klienta, a bardziej profesjonalny poziom przeprowadzania rozmów telefonicznych z klientem jest niezwykle ważnym aspektem względem Poniżej przedstawiamy kilka podstawowych zasad obsługowych, które należy wprowadzić do każdej firmy, która wdraża system telefonicznej obsługi klienta.
Po pierwsze: uprzejmość
Uprzejma obsługa klienta jest podstawową zasadą, jakiej należy przestrzegać. Nie można zapomnieć o miłym przywitaniu, a wszystkie interakcje powinny odbywać się z szacunkiem i w przyjaznym tonie. Zakończenie rozmowy również powinno odbywać się w uprzejmy sposób i ze słowami podziękowania. To pomaga w budowaniu pozytywnych relacji z klientami.
Po drugie: uważność
Obsługa klienta bez uważnego słuchania i próby zrozumienia jego potrzeb, pytań lub problemów jest z góry skazana na niepowodzenie. Bycie uważnym pozwala na zapewnienie spersonalizowanej pomocy i skutecznego rozwiązania problemu.
Po trzecie: cierpliwość
Telefoniczna obsługa klienta może być trudna, dlatego ważne jest zachowanie cierpliwości i okazanie zrozumienia dla klienta, szczególnie kiedy mówi on o trudnej sytuacji do rozwiązania.
Po czwarte: kompetencja
Profesjonalna obsługa klienta musi opierać się na pełnej wiedzy na temat produktów i usług firmy, aby móc udzielić klientom dokładnych i kompletnych informacji. Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni i mieć dostęp do wszystkich niezbędnych informacji.
Po piąte: prosty język
Obsługa klienta powinna być prosta i konkretna. Stosowanie trudnego lub specjalistycznego słownictwa informacje podawane klientom powinny być jasne i przejrzyste. Ważne jest, aby unikać niejasnych lub skomplikowanych wyjaśnień.
Obsługa klienta przez telefon – jak wprowadzić i monitorować odpowiednie standardy pracy?
Wprowadzenie i monitorowanie odpowiednich standardów pracy w obsłudze klienta przez telefon wymaga kilku kroków w każdej firmie. Wszystkie z punktów, które przedstawiamy poniżej są niezwykle ważne, aby obsługa klienta w firmie mogła działać bez zarzutu.
Na początku należy dokładnie określić standardy pracy dla obsługi klienta przez telefon. To oznacza, że trzeba stworzyć listę oczekiwań wobec agentów, w tym jak mają mówić, jakie informacje powinni przekazywać klientom, jak szybko mają odpowiadać na pytania, jak rozwiązywać problemy, jak dokumentować rozmowy itp.

Kolejnym krokiem jest przeszkolenie agentów, aby zapewnić, że znają standardy pracy i potrafią je zastosować w praktyce. Dlatego ważne jest, aby zapewnić szkolenia zarówno teoretyczne, jak i praktyczne, aby pracownicy mieli pełne zrozumienie oczekiwanych standardów i umieli je stosować w trudnych sytuacjach. Dodatkowo monitorowanie jakości rozmów jest kluczowe w procesie utrzymywania standardów pracy. Najlepszym sposobem na monitorowanie jakości rozmów jest nagrywanie rozmów i przeglądanie ich później przez przełożonego lub menedżera, aby ocenić, jak agent wywiązuje się z zadań i standardów. Można także przeprowadzać tzw. “słuchanie na żywo”, co oznacza, że menedżer będzie słuchał rozmowy z klientem na żywo i z biegiem czasu będzie dawał agentowi wskazówki, jakie informacje przekazać, jakie pytania zadać, itp.
Po przeprowadzeniu monitoringu i odsłuchaniu nagranych rozmów, manager powinien przeprowadzić analizę wyników i porównać je z oczekiwanymi standardami pracy. Dzięki temu manager będzie miał jasny obraz, które obszary wymagają dalszej pracy i poprawy, a które są na dobrym poziomie. Na podstawie analizy wyników manager powinien przygotować plan szkoleniowy dla agentów w celu dalszego usprawniania standardów pracy. Szkolenia mogą być prowadzone zarówno przez zewnętrznych specjalistów, jak i przez wewnętrznych ekspertów.
Wdrożenie powyższych kroków pozwoli na wprowadzenie i monitorowanie odpowiednich standardów pracy w obsłudze klienta przez telefon, co z kolei przyczyni się do zwiększenia zadowolenia klientów i jakości obsługi. Do zapewnienia wymienionych wyżej czynności niezbędne jest wdrożenie Wirtualnej Centrali dla firm od Telestrada S.A. Możesz przetestować wszystkie jej funkcje przez 30 dni za darmo. Wystarczy wypełnić i wysłać formularz zgłoszeniowy.
Start
dla każdej firmy-
Dowolna liczba użytkowników
(numerów wewnętrznych) -
Indywidualny opiekun konta
-
Szkolenie personelu
-
Dostępne wszystkie funkcje
-
30 dni za darmo!
-