Wirtualna Centrala telefoniczna - dlaczego zapewnienie odpowiedniej komunikacji z klientem jest tak ważne?
Każdy klient lub partner biznesowy, który dzwoni do twojej firmy, oczekuje, że szybko usłyszy profesjonalny i miły głos. W momencie, gdy ktoś się przywita i da pewność, że dzwoniący dodzwonił się do odpowiedniej firmy, to zawiera się wtedy domniemany “pakt zaufania”, który stanowi fundament do dalszych rozmów, zarówno sprzedażowych, jak i obsługowych.
Pomyśl teraz, że dzwoniący musi długo czekać na połączenie, albo co gorsza – słyszy sygnał zajętości, a kiedy się już dodzwoni się do danej firmy, to odbiera zdenerwowany pracownik, bo nie nadąża za obsługą połączeń. Ten scenariusz brzmi znajomo? Dzieje się tak, gdy centrala telefoniczna firmy nie nadąża za ilością połączeń przychodzących lub w skrajnym, ale częstym wypadku – w ogóle jej nie ma.
W związku z tym, zadaj sobie pytanie, czy kiedykolwiek zastanawiałeś się nad zaletami migracji systemu telefonicznego do chmury lub nad zaletami, które płyną z wdrożenia Wirtualnej Centrali telefonicznej? W tym artykule omówimy niektóre spostrzeżenia, które przyniosą korzyści twojej firmie dzięki zamianie starej centrali telefonicznej lub wdrożenia naszej usługi, jaką jest Wirtualna Centrala telefoniczna od Telestrada S.A.
Obsługa, która nigdy nie śpi
Czy twoja firma jest gotowa podążać za trendami rynkowymi? Czy twój klient, który będzie chciał wyjaśnić wątpliwości, aby podjąć decyzję zakupową, będzie mógł szybko skontaktować się z twoją firmą?
Błyskawiczne transformacje cyfrowe i rozwój technologii, przez które przeszliśmy w ostatnich latach, zdeterminowały zachowania konsumentów. Statystyki mówią jednogłośnie: konsumenci chcą robić zakupy każdego dnia i o dowolnej porze, dlatego niezwykle ważne jest to, żeby jak najlepiej zautomatyzować swój system do obsługi infolinii.
Jedną z zalet posiadania Wirtualnej Centrali telefonicznej jest to, że podąża ona za pracownikami działu sprzedaży, gdziekolwiek się znajdują, o każdej porze dnia. Innym, istotnym punktem jest to, że będąc systemem telefonicznym, możliwe jest odbieranie połączeń za pośrednictwem czatu lub wideokonferencji.
Kolejną zaletą jest jedna z funkcji, którą posiada Wirtualna Centrala telefoniczna. Mowa o IVR, czyli automatyzacji infolinii dzięki umieszczeniu odpowiednich komunikatów głosowych, które w pełni obsłużą twoich klientów i odpowiedzą na najczęściej zadawane pytania, nawet wtedy, kiedy fizycznie firma będzie zamknięta, czyli np. po godzinach pracy lub w święta.
>> Chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o IVR? Przeczytaj artykuł.
Start
dla każdej firmy-
Dowolna liczba użytkowników
(numerów wewnętrznych) -
Indywidualny opiekun konta
-
Szkolenie personelu
-
Dostępne wszystkie funkcje
-
30 dni za darmo!
-
Testuj Wirtualną Centralę w swojej firmie przez 30 dni za darmo!
Wirtualna Centrala telefoniczna – wpływ odpowiedniej konfiguracji na pracę BOK
Wirtualna Centrala telefoniczna daje ogromne możliwości dostosowania ustawień pod indywidualne potrzeby firmy i oczekiwania klientów. Być może twoja firma potrzebuje określonego wzorca kierowania połączeń, bo nie masz wiedzy jak taki schemat poprawnie ułożyć. Możliwe, że potrzebujesz też integracji centrali z CRM. Nie musisz się tym martwić, specjaliści Telestrada S.A. zajmą się tym za ciebie.
Ponieważ system działa w oparciu o chmurę, nie istnieje żaden element, który mógłby się zepsuć lub być przestarzały tak, jak działo się to w przypadkach analogowej centrali telefonicznej. Istnieją cztery podstawowe korzyści, które wynikają z jego podstawy chmurowej.
Po pierwsze, jest to system telefonii biznesowej, który jest łatwy w instalacji.
Po drugie, po zainstalowaniu systemu i uruchomieniu telefonów pozostaje kwestia szkolenia, które zostanie przeprowadzone online w dogodnym dla czasie dla twojej firmy. Korzyści z e-szkolenia z naszymi specjalistami są niezliczone, wśród których często wymienia się większą skuteczność i zadowolenie pracowników.
Po trzecie, niezależnie od tego, gdzie pracownik obecnie przebywa (czy w pokoju obok, czy w domu), Wirtualna Centrala telefoniczna umożliwia pracę zdalną, każdemu zalogowanemu użytkownikowi, a dodatkowo może również łączyć się z jego telefonem komórkowym.
Po czwarte, system pracuje online, oznacza to, że możesz monitorować wydajność z dowolnego miejsca. Ponownie, dopóki połączenie internetowe jest dobre, możesz być na bieżąco z sytuacją na centrali telefonicznej, gdziekolwiek się znajdujesz.
Tego rodzaju czynniki bardzo korzystnie wpływają na pracę całej infolinii, między innymi sam fakt, że pracownik może pracować z domu, bez żadnych przeszkód już jest ogromną zaletą. Jeżeli przykładowo musi zostać w domu, ale jest dyspozycyjny do wykonywania swojej pracy, to w przypadku pracy na analogowej centrali telefonicznej praca z domu nie byłaby możliwa, a co za tym idzie – musiałby wziąć urlop na żądanie i osłabić zespół współpracowników w Biurze Obsługi Klienta.
Przez takie sytuacje często tworzą się kolejki na infolinii, bo na dobrą sprawę nieważne ile i jakie funkcje obsługowe wprowadzisz do swojej infolinii (poza rzeczowym IVR). Jeżeli nie masz pełnego zespołu obsługowego, to komunikacja z klientami będzie zawsze utrudniona.
Wirtualna Centrala telefoniczna z VoIP – wpływ odpowiedniej konfiguracji na obsługę klienta
Najbardziej nowoczesna Wirtualna Centrala telefoniczna działa poprzez wykorzystanie protokołu Voice over Internet Protocol (VoIP). Połączenia wykonywane są przez telefon lub urządzenie przenośne z dostępem do dedykowanej aplikacji, a analogowy głos użytkownika jest przekształcany przez VoIP na serię sekwencji cyfrowych. Sekwencje te są przesyłane do chmury, a następnie przesyłane do osoby, do której się dzwoni. W tym momencie sekwencje cyfrowe są ponownie konwertowane na analogowy dźwięk głosu dzwoniącego
Telefony IP wyglądają bardzo podobnie do zwykłych telefonów stacjonarnych. Łączą się z Internetem za pomocą kabla Ethernet lub, co staje się coraz bardziej powszechne – Wi-Fi. Posiadają funkcje podobne do konwencjonalnych telefonów, w tym pocztę głosową, przekazywanie połączeń i wstrzymanie odtwarzania muzyki, ale mogą znacznie więcej, niż konwencjonalne telefony ze względu na możliwości i funkcjonalności Wirtualnej Centrali telefonicznej z VoIP.
Niektóre biura całkowicie rezygnują z telefonów i przechodzą zamiast tego na np. laptopy. To, na czym zdecyduje się pracować firma, zależy w dużej mierze od indywidualnych potrzeb organizacji. Laptopy mają jednak tę zaletę, że większy wyświetlacz zapewnia ujednoliconą komunikację, a po podłączeniu słuchawek z mikrofonem stanowią w pełni wystarczające narzędzie do pracy na centrali telefonicznej.
Wirtualna Centrala telefoniczna – funkcje, które usprawnią obsługę klienta w twojej firmie.
Wirtualna Centrala telefoniczna zapewnia szereg przydatnych funkcji do obsługi połączeń przychodzących i wychodzących, bez których ciężko jest prosperować firmom, które na co dzień prowadzą rozmowy telefoniczne ze swoimi klientami. Do najważniejszych funkcji, jakie oferuje Wirtualna Centrala telefoniczna należą:
Kolejkowanie i przekazywanie połączeń
Jeśli klient zadzwoni, gdy ty lub twój pracownik jesteście zajęci innym połączeniem lub po prostu nie możesz chwilowo odebrać telefonu, to system umieści połączenia przychodzące w kolejce i będzie regularnie aktualizował ich status. Możesz też skrócić czas oczekiwania na połączenie, ustawiając odpowiednie przekierowania połączeń do innej osoby, która jest w stanie obsłużyć klienta podczas rozmowy telefonicznej.
Nagrywanie połączeń
Funkcja nagrywania połączeń jest niezbędna w każdej firmie. Tego rodzaju narzędzie będzie przydatne w sytuacji, gdy przyjdzie Ci rozwiązać sytuację sporną z klientem. Nagrane rozmowy mogą też pomóc przy szkoleniu twoich pracowników, bo niektóre case’y mogą pomóc konsultantom podnosić swoje kwalifikacje zawodowe.
Zapowiedzi głosowe i inne komunikaty
Wirtualna Centrala telefoniczna nie istniałaby bez komunikatów głosowych. W naszym systemie bez problemu możesz ustawiać i dowolnie modyfikować każdą zapowiedź czy komunikat głosowy. Nagrania możesz wykonać sam, możesz też skorzystać z naszej bazy lektorów luz bezpłatnego generatora mowy.
Numery wewnętrzne i bezpłatne rozmowy
Warto podkreślić fakt, że w ramach jednej sieci rozmowy dzięki Wirtualnej Centrali telefonicznej są bezpłatne, więc wszystkie połączenia “między biurkami” twoich pracowników nie będą generowały twojej firmie dodatkowych kosztów. Liczba numerów wewnętrznych też jest nielimitowana, więc nawet szybka konsultacja konsultanta z przedstawicielem konkretnego działu czy przekierowanie klienta bezpośrednio znacznie usprawni pracę Biura Obsługi Klienta i wpłynie na jego zadowolenie.
Menu głosowe
Skoro jesteśmy przy przekierowaniach. Dzięki funkcji, jaką posiada Wirtualna Centrala telefoniczna, czyli menu głosowe twoi klienci sami, podczas połączenia się z centralą twojej firmy będą mogli zdecydować z kim chcą rozmawiać lub załatwić sprawę, w której dzwonią. To niezwykle wygodne, bo automatycznie główny konsultant nie będzie musiał być obciążony przekierowywaniem/łączeniem połączeń z odpowiednimi działami, bo takie rzeczy będą działy się same.
Te funkcje to tylko kilka przykładowych, które usprawnią pracę twojego zespołu i pozytywnie wpłyną na wizerunek firmy. Klienci w końcu będą mogli zostać szybko i bez zakłóceń obsłużeni, a skrócenie ścieżki komunikacji z odpowiednim działem wpłynie na efektywność działań całego Biura Obsługi Klienta. Dzięki tym i innym funkcjom twoi pracownicy będą mogli skupić się na jak najlepszej obsłudze lub sprzedaży.
Wirtualna Centrala telefoniczna staje się coraz bardziej popularna, ponieważ jest łatwa w obsłudze, tania i elastyczna. Można ją dostosować na wiele sposobów tak, żeby dopasować idealny pakiet dla potrzeb danej firmy. Wirtualna Centrala telefoniczna jest też skalowana, więc będzie mogła się rozwijać wraz z rozwojem twojej firmy. Zainteresowany zakupem usługi Wirtualnej Centrali telefonicznej od Telestrada S.A.?
Start
dla każdej firmy-
Dowolna liczba użytkowników
(numerów wewnętrznych) -
Indywidualny opiekun konta
-
Szkolenie personelu
-
Dostępne wszystkie funkcje
-
30 dni za darmo!
-