Lepsza organizacja pracy rejestracji telefonicznej w przychodni, a telefoniczna rejestracja pacjenta?

Jak lepiej zorganizować pracę personelu rejestracji w przychodni?

Personel rejestracji w przychodni jest na pierwszej linii kontaktu z pacjentem, zarówno bezpośredniej, jak i też telefonicznej. To oznacza, że to on odpowiada w znaczącym stopniu za wizerunek placówki i tym samym za zaufanie do całego zespołu. Organizacja pracy rejestracji jest jednak niezwykle trudna, tym bardziej że dzisiaj standardem jest już telefoniczna rejestracja pacjenta. Nie ma konieczności osobistego stawiania się w przychodni, aby zapisać się na wizytę. Mimo to pacjenci wciąż przywiązują się do swoich nawyków. Aby personel rejestracji dobrze wykonywał swoje zadania, musi mieć do tego odpowiednie warunki i skuteczne wsparcie.

Obowiązki rejestracji pacjentów w przychodni

Często niedoceniany personelu, który wykonuje niezwykle trudną i odpowiedzialną pracę. To pracujące w rejestracji osoby mają bezpośredni kontakt z pacjentami, ale też muszą odbierać telefony od tych pacjentów, którzy chcą dokonać rejestracji bez osobistego stawienia się w placówce. Dzisiaj istnieje bardzo dużo możliwości rejestracji w przychodni. Wspominaliśmy już o dwóch, ale jest jeszcze jedna, za pośrednictwem Internetu. Niektóre placówki medyczne umożliwiają zapisanie się na wizytę online, przez ich stronę Internetową. Kiedy połączymy wszystkie trzy linie kontaktu, musimy mieć świadomość, że konieczne jest wprowadzenie znaczących usprawnień organizacji pracy personelu rejestracji, aby uniknąć niepotrzebnego chaosu oraz błędów.

Pracownicy rejestracji nie tylko zapisują pacjentów na wizytę. Pilnują również limitów, jakie są przewidziane na konkretny dzień. Są takie okresy w roku, kiedy limit ten zostaje wyczerpany już w pierwszej godzinie po otwarciu rejestracji. To właśnie personel musi tłumaczyć pacjentom, że dzisiaj niestety nie zostaną przyjęci. U niektórych pojawia się zrozumienie, u innych niezadowolenie i frustracja. Ponadto w rejestracji niekiedy są wydawane wcześniej wypisane przez lekarza recepty oraz można uzyskać wszelkie informacje dotyczące funkcjonowania przychodni. Tak szeroki zakres obowiązków wymaga usprawniania, reorganizacji i nieustannych zmian.

Przekierowanie połączenia do konkretnej jednostki – telefoniczna rejestracja pacjenta

Szczególnie w większych przychodniach znajduje się kilka oddziałów, zespołów medycznych oraz jednostek, którym przypisuje się odpowiednie zadania i które specjalizują się w innych dziedzinach medycyny. Taki podział należałoby wprowadzić też w mniejszych placówkach, w których również występuje problem organizacji rejestracji pacjentów. W takich przypadkach bardzo dobrze sprawdza się opcja kierowania połączeń do konkretnej jednostki i personelu medycznego w zależności od problemu, z jakim zgłasza się dzwoniąca osoba. Możliwe jest to dzięki systemowi rejestracji call medica.

Po nawiązaniu połączenia witamy pacjenta automatycznie generowanym komunikatem. Otrzymuje też informacje o dostępnych opcjach wyboru konkretnej jednostki. Zapytany o problem czy też intencję, z jaką się zgłasza, może dokonać odpowiedniego wyboru. Do każdej jednostki przypisana zostaje inna cyfra na klawiaturze telefonu. To bardzo dobrze porządkuje pracę personelu rejestracji, która nie musi za każdym razem odbierać wszystkich telefonów, a następnie kierować pacjentów zgodnie z charakterem ich problemu. Pacjent szybko otrzymuje pomoc, a telefoniczna kolejka w rejestracji się zmniejsza.

Podział obowiązków przy rejestracji pacjentów

Wymagania od personelu rejestracji są duże, podobnie jak zakres ich obowiązków. Często jednak zespół ten jest za mały, aby właściwie i w możliwie jak najkrótszym czasie obsłużyć wszystkich pacjentów. Warto jest zastanowić się nad zatrudnieniem dodatkowych osób i przydzieleniem każdej konkretnych obowiązków. Jeden pracownik może być odpowiedzialny za rejestrację osób w placówce, drugi zaś za rejestrację telefoniczną. W ten sposób uwaga każdego z nich koncentruje się na mniejszej ilości obowiązków, co przekłada się na ich większą efektywność pracy. Dużym ułatwieniem dla rejestracji za pośrednictwem telefonu jest podgląd kolejki osób oczekujących na nawiązanie połączenia. To również zapewnia system call medica. Pracownik rejestracji jest na bieżąco z liczbą oczekujących na rejestrację i tym samym może dostosować swój tryb pracy do aktualnych warunków. Zdarza się, ze kolejka telefoniczna jest długa, a w placówce obecnie nie ma żadnego pacjenta. Wtedy to druga osoba może przejąć częściowo obowiązki rejestracji telefonicznej. Pomimo podziału obowiązków trzeba zachować elastyczność.

Plan dobrze zorganizowany

Pracę personelu rejestracji trzeba dostosować do częstotliwości i intensywności ruchu w przychodni. Pacjenci rejestrują się najczęściej w godzinach porannych, zaraz po otwarciu placówki. Wtedy to w rejestracji powinno znajdować się najwięcej pracowników, którzy mają przypisane konkretne obowiązki. Nierzadko zdarza się jednak, że harmonogram pracy nie zgrywa się z natężeniem ruchu w przychodni. To mogłoby w znaczącym stopniu rozwiązań problem długich kolejek i narastającej ilości niezadowolonych pacjentów.

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.