Dlaczego warto, aby klient zostawił kontakt do siebie?

Dlaczego warto, aby klient zostawił kontakt do siebie?

Wymagania klientów wciąż rosną w zakresie ich obsługi. To sprawia, że standardy są coraz wyższe, a firmy decydują się na bardziej rozbudowane sieci komunikacji, składające się z kilku kanałów. Łączymy tradycyjne kanały komunikacji z nowoczesnymi, wykorzystujemy potencjał Internetu, ale też doceniamy możliwości, jakie stwarza nam dzisiaj kontakt telefoniczny. Wiele narzędzi pozwala na pozostawienie przez klienta numeru telefonu czy adresu e-mail. Ma on posłużyć agentom do nawiązania relacji z klientem wtedy, kiedy będzie to możliwe. Zdarza się jednak, iż ta strategia nie funkcjonuje najlepiej. Nierzadko pozostawione dane kontaktowe są wykorzystane po zbyt długim czasie albo i w ogóle. Jak zatem dobrze zaplanować taktykę postępowania z kontaktem?

Jak klient może zostawić do siebie kontakt?

Istnieje wiele sposobów na to, aby klient zostawił kontakt do siebie agentom. Ci natomiast muszą do nich możliwie jak najszybciej oddzwonić, tylko wtedy ta koncepcja się sprawdza i ma sens. Większość narzędzi, z jakich korzysta się dzisiaj w przestrzeni internetowej, umożliwia pozostawienie kontaktu. Klient może zostać poproszony o przesłanie wiadomości e-maila z numerem kontaktowym. To dobry sposób, ale tylko wtedy, kiedy zarządzanie skrzynką elektroniczną jest sprawne, a e-maile odczytywane na bieżąco. Istnieje ryzyko, że wiadomość od klienta zostanie przeoczona, ponieważ napływa ich do nas bardzo dużo. Innym rozwiązaniem jest formularz kontaktowy. Pozostawiamy w nim kontakt, który następnie jest przekazywany agentom.

Formularz kontaktowy bardzo często jest połączony ze skrzynką elektroniczną, więc cały proces przebiega podobnie jak przy wysyłce wiadomości e-mail. W takim przypadku warto stworzyć osobny adres e-mailowy dla klientów pozostawiających do siebie kontakt. Nie najlepszą praktyką jest jeden adres dla klientów, kontrahentów i partnerów biznesowych.

Klient może pozostawić do siebie kontakt także bezpośrednio przez stronę internetową w czasie rzeczywistym. Dotyczy to tych firm, które zdecydowały się na live chat. Trzeba jednak pamiętać, że w takim przypadku klient będzie zapewne oczekiwał natychmiastowego kontaktu. Warto więc poinformować go o czasie oczekiwania na telefon.

Kontakt telefoniczny a szansa na nawiązanie połączenia

Jeżeli firma korzysta z telefonicznej obsługi klienta, powinna mieć świadomość ogromnego znaczenia odbieralności połączeń. Pomimo dużych możliwości kolejkowania oraz stosowania konkretnych komunikatów wciąż istnieje problem nieodebranych połączeń oraz zajętych linii. Klient, który dzwoni do agenta oczekuje załatwienia swojej sprawy od razu. Jeżeli tak nie jest, wymaga przynajmniej wyjaśnienia oraz informacji, kiedy będzie to możliwe. Może otrzymać komunikat, z którego dowie się, który jest w kolejce i jak długo będzie musiał czekać na rozmowę z konsultantem. Czasami czas oczekiwania jest zbyt długi i klient w danym momencie nie może sobie na to pozwolić. W tym momencie może zdecydować się na opcje oddzwonienia do niego w innym terminie, kiedy agent już będzie mógł z nim porozmawiać. Agent otrzyma informacje, na jaki numer telefonu powinien oddzwonić do klienta.

Warto poprosić klienta o pozostawienie kontaktu

Klient jest w stanie uzyskać namiary na Ciebie z pomocą różnych źródeł. Może być to strona internetowa, media społecznościowe, ulotka, wizytówka lub bezpośrednia informacja od jednego z Twoich pracowników, w zależności od formy prowadzonej działalności. Ty natomiast kontakt do klienta otrzymasz tylko wtedy, kiedy zostanie on przez niego podany. Musi więc wyrazić chęć jego pozostawienia właśnie Tobie. Jeżeli już go masz, to również Ty w dowolnym momencie możesz skontaktować się ze swoim klientem. Cel jest bardzo różny, nie tylko dotyczy nawiązania wcześniej nieudanego kontaktu.

Sklepy internetowe mogą go potrzebować w momencie, kiedy będą opóźnienia w realizacji zamówień, czego przyczyną może być zbyt duża ilość zleceń. Jeżeli jest to stały klient, kontakt może posłużyć Ci do przedstawiania mu spersonalizowanej oferty czy też nowych produktów, które dopiero mają pojawić się w sprzedaży. Osoby świadczące usługi czy też gabinety lekarskie kontakt wykorzystują np. do zmiany terminów wizyty. Mając dane kontaktowe do klienta, Ty również masz wpływ na budowanie między Wami relacji. Nie tylko on się z Tobą kontaktuje, kiedy jest taka konieczność. Ty też masz szansę na rozmowę dla podtrzymania dobrych relacji czy też zachęty do kolejnych zakupów albo skorzystania z oferty.

Warto by klient zostawił kontakt do siebie, służy to bardzo wielu celom. Strategia wykorzystywana jest w sytuacji, kiedy połączenie obecnie nie może zostać nawiązane, do przekazywania ewentualnych informacji związanych z ofertą, a także prezentacji nowych promocji.
Klient powinien zostawić kontakt dobrowolnie. Warto zatem zachęcić go do tego, przedstawiając korzyści z tego wynikające, a także cel, w jaki prosisz o jego dane. Tylko w ten sposób możesz wzbudzić u niego zaufanie oraz lojalność.

Ta strona korzysta z ciasteczek aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie. Dalsze korzystanie ze strony oznacza, że zgadzasz się na ich użycie.