Korzyści z wdrożenia systemów telefonicznych VoIP dla hoteli
W branży hotelarskiej sprawny system do komunikacji jest niezbędny. Prowadzenie samego hotelu, jak i pracy recepcji wymaga odpowiedniego ułożenia procesów i wdrożenia narzędzi, które usprawnią pracę obsługi. Komunikacja hotelowa zaczyna się od gości dzwoniących w celu dokonania rezerwacji, a kończy zwykle na terminowych powiadomieniach o dostępności pokoi między pracownikami — każdy proces zależy oczywiście od jakości systemów telefonicznych, więc żeby Twój hotel prosperował najlepiej jak to możliwe, zastanów się nad wdrożeniem Wirtualnej Centrali z VoIP od Telestrada S.A.
Przez dziesięciolecia hotele polegały na rozbudowanych systemach telefonicznych PBX do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Te tradycyjne systemy telefoniczne, choć powszechne, wymagają rozległego okablowania w całym budynku, kosztownych serwisów, stresu i trudności związanych z ciągłą ich konserwacją. Jednak wraz z rozwojem Internetu i cyfrowych usług głosowych systemy telefoniczne VoIP oferują obecnie najlepszą opcję komunikacji na rynku. Dzięki niskim kosztom, możliwościom, niezawodności i inteligentnym funkcjom, których potrzebujesz, telefonia internetowa jest odpowiedzią na wszystkie Twoje potrzeby komunikacyjne w branży hotelarskiej.
Co to jest VoIP?
VoIP to skrót od Voice over Internet Protocol, którego technologia umożliwia przesyłanie głosu i komunikacji multimedialnej przez Internet. Dzięki VoIP użytkownicy mogą wykonywać połączenia głosowe i wideo, wysyłać wiadomości błyskawiczne i udostępniać pliki za pomocą różnych urządzeń, takich jak komputery, smartfony i tablety.
Telefonia internetowa staje się w ostatnich latach coraz bardziej popularny ze względu na swoją elastyczność, skalowalność i opłacalność. Wiele firm przeszło na systemy VoIP, aby skorzystać z oferowanych przez nie korzyści, takich jak niższe koszty połączeń międzymiastowych i międzynarodowych, możliwość łatwego dodawania lub usuwania linii w razie potrzeby oraz możliwość integracji z innymi technologiami komunikacyjnymi.
Więcej o technologii VoIP dowiesz się z naszych artykułów na blogu. W pierwszej kolejności warto przeczytać nasz poradnik dla początkujących, który w prosty sposób opisuje zalety wdrożenia systemów telekomunikacyjnych w oparciu o telefonię internetową.
Testuj aplikacje VoIP w swojej firmie przez 30 dni za darmo!
Start
dla każdej firmy-
Dowolna liczba użytkowników
(numerów wewnętrznych) -
Indywidualny opiekun konta
-
Szkolenie personelu
-
Dostępne wszystkie funkcje
-
30 dni za darmo!
-
Jak VoIP może pomóc hotelom obniżyć koszty?
Ponieważ VoIP działa przez Internet, oferuje znaczną przewagę pod względem kosztów, elastyczności i wydajności. Komunikacja hotelowa odbywać się będzie wyłącznie za pośrednictwem łącza szerokopasmowego, wykluczając zależność od kosztownej firmy telefonicznej. Jeśli chcesz dodać więcej linii do swojej usługi telefonicznej, możesz to zrobić bez potrzeby zakupu dodatkowego sprzętu czy okablowania, jak w przypadku tradycyjnych systemów. Chociaż będziesz musiał współpracować z dostawcą VoIP, będziesz w stanie zrobić o wiele więcej ze swoją strukturą komunikacyjną przy znacznie niższych kosztach.
Systemy telefoniczne VoIP są znacznie tańsze niż prywatne centrale telefoniczne (PBX) lub systemy stacjonarne. Hotelowy system telefoniczny PBX wymaga drogiego sprzętu i wysokich opłat konfiguracyjnych. Dzięki telefonii internetowej Twój hotel nie będzie potrzebował innego sprzętu poza telefonami z obsługą VoIP lub bramek VoIP. Pracownicy hotelu będą mogli nawet wykonywać połączenia z komputera, o ile mają podłączony mikrofon.
>> Nie wiesz jaki sprzęt VoIP wybrać? Przejdź do naszych rankingów, które dotyczą bramek i telefonów VoIP:
Systemy telefoniczne VoIP są również tańsze w eksploatacji, niż wiele tradycyjnych systemów telefonicznych w hotelach. Chociaż ceny różnią się w zależności od dostawcy usług telefonii internetowej, hotele i tak płacą mniej za minutę za połączenia VoIP niż za połączenia stacjonarne. Ponadto połączenia VoIP między wieloma lokalizacjami hotelowymi są darmowe, o ile realizowane są w ramach jednej sieci (rozmowy wewnętrzne, jak między pokojem a recepcją również są darmowe). Jeśli Twój hotel odbiera dużo połączeń od międzynarodowych gości, przekonasz się również, że stawki za połączenia międzynarodowe są znacznie niższe u większości dostawców VoIP niż w tradycyjnych sieciach.
Co najbardziej ekscytujące, przejście na komunikację VoIP umożliwia hotelom oferowanie gościom coraz większej liczby korzyści. Internetowe systemy telefoniczne zapewniają opcje, które wcześniej były niedostępne (lub zbyt drogie) dla gości hotelowych. W niektórych hotelach telefony pokojowe służą do ustawiania automatycznego budzenia, zarządzania kasą lub żądania obsługi pokoju. Jeśli hotel oferuje SPA lub usługi konsjerża, telefony w pokojach hotelowych powinny umożliwiać gościom szybkie połączenie z tymi usługami. Dzięki tanim połączeniom przez Internet hotel będzie mógł przyjmować nieograniczoną liczbę połączeń w jednym czasie bez ponoszenia znacznych opłat. Jeśli goście pracują w swoich pokojach, to system VoIP umożliwia im korzystanie z opcji, takich jak np. wideokonferencje, poczta głosowa, wirtualne faksowanie, itd.
W jaki sposób VoIP może przynieść korzyści hotelom?
Aby zapewnić komunikację, na której możesz w pełni polegać, systemy telefoniczne VoIP od Telestrada S.A. oferują funkcje dedykowane potrzebom hotelarskim. Aby dać Ci wyobrażenie o tym, co możesz zyskać dzięki systemowi internetowemu, poniżej przedstawiliśmy korzyści, jakie oferuje hotelom technologia Voice over Internet Protocol.
Obniżenie kosztów utrzymania systemu telefonicznego
W przypadku tradycyjnego systemu telefonicznego konieczne jest okablowanie hotelu, instalacja potrzebnych linii telefonicznych i zbudowanie odpowiedniej infrastruktury obsługującej cały system. Korzystając z systemu VoIP, Twoje rachunki telekomunikacyjne od razu się zmniejszą.
Inwestycja w VoIP nie niesie za sobą dodatkowych kosztów poza samą usługą Wirtualnej Centrali VoIP od Telestrada S.A. o ile hotel posiada odpowiedni sprzęt do jej obsługi. Przed wdrożeniem telefonii internetowej w hotelu zalecany jest zakup telefonów IP, które są przeznaczone specjalnie do obsługi połączeń internetowych, ale można również zintegrować tradycyjny sprzęt z telefonią internetową dzięki bramkom VoIP. W tej kwestii specjaliści Telestrada S.A. doradzą wybór odpowiedniego rozwiązania. Ważnym aspektem jest też to, że z technologii VoIP można korzystać dzięki dedykowanym aplikacjom na smartfony, komputery czy tablety.
Przeczytaj artykuł: 5 najlepszych aplikacji do połączeń VoIP
Minimalizacja konserwacji systemu
Awaria tradycyjnego systemu telefonicznego ma wpływ na wszystkie procesy w całym hotelu, a jego utrzymanie i konserwacja jest kosztowna. Usługa Voice over Internet Protocol jest utrzymywana i aktualizowana przez Telestrada S.A. i jako właściciel hotelu nie musisz tracić czasu ani pieniędzy na naprawy i aktualizacje. Zamiast tego wystarczy jeden telefon do opiekuna biznesowego, aby uzyskać szybkie rozwiązanie — bez dodatkowych kosztów. Dzięki usłudze VoIP od Telestrada S.A. możesz mieć pewność, że telefony w Twoim hotelu będą działać bez zakłóceń, podczas gdy Ty będziesz mógł skupić się na innych ważnych zadaniach.
Poprawa obsługi recepcji
System telefoniczny VoIP od Telestrada S.A. oferuje różnorodne funkcje, które hotele mogą wykorzystać do zarządzania połączeniami z gośćmi i do komunikacji wewnętrznej. Dzięki Wirtualnej Centrali z VoIP masz pewność, że każdy gość dodzwoni się do Twojego hotelu, a funkcja kolejkowania połączeń lub IVR pomoże mu szybko załatwić sprawę, w jakiej dzwoni. W Telestrada S.A. można też zamówić IVR w kilku innych językach, co znacznie ułatwi obsługę Twoich zagranicznych gości.
Systemy telefoniczne VoIP mogą również pomóc hotelom w pozyskiwaniu nowych klientów czy gości. Systemy te umożliwiają konfigurowanie niestandardowych i profesjonalnych kampanii SMS, a także ustawianie powitań, które podkreślą najlepsze cechy Twojego hotelu. Możesz także skonfigurować lokalne i bezpłatne numery we wszystkich swoich lokalizacjach, co również sprawi, że Twój hotel będzie wyglądał bardziej profesjonalnie. Dla gości, którzy wahają się, gdzie się zatrzymać, te małe poprawki mogą mieć duże znaczenie.
Kolejną zaletą hotelowych systemów telefonicznych VoIP jest możliwość bezproblemowej komunikacji pomiędzy pracownikami. Pracownicy hotelu mogą rozmawiać przez telefon, wysyłać SMS-y, a nawet organizować wideokonferencje, aby omówić ważne kwestie. Systemy VoIP działają niezależnie od tego, czy posiadasz jeden hotel, czy potrzebujesz usprawnić komunikację w wielu lokalizacjach.
Tworzenie osobistego kontaktu
Twój hotel na pewno ma sporą konkurencję, dlatego ważne jest, aby pokazać klientom, że to właściwy wybór. Aby nadać Twojej komunikacji osobisty charakter, system VoIP Twojego hotelu może łączyć się bezpośrednio z wewnętrznym systemem CRM, np. Bitrix24. Systemy te pozwalają rejestrować informacje o każdym gościu, w tym imiona i nazwiska, specyficzne potrzeby i historię ich pobytów. Kiedy otrzymasz połączenie przychodzące, Twój zintegrowany CRM wyświetli tę informację na ekranie komputera, umożliwiając personelowi powitanie każdej osoby po imieniu. Dzięki tej spersonalizowanej obsłudze klienta możesz zapewnić gościom najlepsze, z możliwych wrażeń jakim jest indywidualna obsługa.
Skalowanie systemu do dowolnego rozmiaru
Systemy VoIP pozwalają na rozbudowę infrastruktury komunikacyjnej hotelu w zależności od potrzeb i bez względu na liczbę dodanych pokoi lub telefonów. Nie musisz też przeciągać dodatkowego okablowania, żeby zapewnić swoim gościom łączność przez cały czas. Dodając nowe możliwości komunikacyjne, rozbudowując IVR o nowe komunikaty czy, możesz również cieszyć się Wirtualną Centralą z VoIP od Telestrada S.A., która z łatwością umożliwia te i wiele więcej zmian. Nawet jeśli musisz zwiększyć przepustowość lub dodać nowe telefony VoIP do swojej infrastruktury, aktualizacje będą szybkie i bezproblemowe, dzięki czemu Twój system telefoniczny będzie działał bez przerw.
Rozbudowa komunikacji hotelowej
Przez dziesięciolecia systemy telefoniczne w hotelach ograniczały się do połączeń głosowych w obrębie hotelu. Goście muszą mieć możliwość połączenia się z recepcją za naciśnięciem jednego przycisku, a personel recepcji musi wiedzieć, który gość i który pokój dzwoni. Goście muszą mieć również możliwość wykonywania połączeń poza hotelem. Personel musi śledzić te minuty, zwłaszcza jeśli hotel wystawia gościom rachunki za korzystanie z telefonów zewnętrznych.
Poprawa jakości połączeń
Chociaż technologia telefonii VoIP istnieje już od jakiegoś czasu, to i tak jest pionierem w kwestii jakości dźwięku i połączeń. Dzięki tego rodzaju połączeniom telefonicznym goście zawsze będą zadowoleni z komunikacji z Twoim hotelem.
Sukces hotelu zależy od dobrej komunikacji zewnętrznej, jak i wewnętrznej -między personelem. Od sprzątania, przez obsługę pokoju, po rezerwacje, eventy, itd. Przenosząc komunikację branży hotelarskiej do jednego systemu (Wirtualnej Centrali z VoIP), możesz na bieżąco informować wszystkich i kontaktować się ze swoimi pracownikami, gdy ich potrzebujesz. Potrzebujesz aktualnego statusu konkretnego pokoju? Twoi pracownicy mogą szybko zgłosić, czy zostało wyczyszczone, zaopatrzone i gotowe do użycia. Ta szybka łączność zapewni Ci kontrolę nad każdą operacją i wydarzeniem w Twoim hotelu, dzięki czemu będziesz zawsze przygotowany na przyjęcie nowych gości.
Jak wybrać odpowiedni VoIP dla swojego hotelu?
Wybór odpowiedniego VoIP dla Twojego hotelu nie jest łatwy. Jest tak wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, ale język techniczny, w którym usługa Voice over Internet Protocol jest opisywana może sprawić, że wdrożenie VoIP będzie wydawać się przytłaczające. Przy podejmowaniu decyzji należy odpowiedzieć sobie na 3 główne pytania:
- Jakie są potrzeby mojego hotelu?
- Jaki jest mój budżet?
- Czy dany plan jest łatwo skalowalny?
Po ustaleniu odpowiedzi na te 3 pytania możesz przeczytać recenzje i poprosić firmy o wycenę i zobaczyć, który VoIP odpowiada Twoim parametrom.
Skalowalność powinna być ważnym elementem Twojej decyzji, ponieważ nawet jeśli dopiero teraz rozpoczynasz działalność hotelarską, nie masz pojęcia, jak bardzo może się rozwinąć. A jeśli wybierzesz system, który nie skaluje się łatwo, być może będziesz musiał ponownie przeprowadzić wdrożenie za kilka lat. Z drugiej strony, jeśli wybierzesz łatwo skalowalny system VoIP, będziesz mieć produkt, który będzie się rozwijał płynnie i w tym samym tempie, co Twoja firma. Systemy VoIP oferowane przez Telestrada S.A. spełnią potrzeby hotelu na każdym etapie rozwoju. Skontaktuj się z naszym doradcą i przetestuj za darmo wszystkie funkcje Wirtualnej Centrali.
Start
dla każdej firmy-
Dowolna liczba użytkowników
(numerów wewnętrznych) -
Indywidualny opiekun konta
-
Szkolenie personelu
-
Dostępne wszystkie funkcje
-
30 dni za darmo!
-
Testuj aplikacje VoIP w swojej firmie przez 30 dni za darmo!
Jakie funkcje Wirtualnej Centrali z VoIP są niezbędne do pracy hotelu?
Systemy telefoniczne VoIP dla hoteli oferują szeroki zakres funkcji. Oto najważniejsze z nich:
Zjednoczona komunikacja
Jednym z kluczowych elementów odróżniających systemy telefoniczne VoIP od innych systemów telefonicznych jest to, że zapewniają one coś więcej niż tylko komunikację głosową. Dzięki telefonii internetowej pracownicy mogą również wysyłać wiadomości tekstowe i prowadzić wideorozmowy.
Wiele usług VoIP obsługuje również konferencje audio i wideo. Możesz więc zebrać wszystkich swoich pracowników za pośrednictwem systemu telefonicznego VoIP na szybkie spotkanie lub włączyć do rozmowy swojego przełożonego.
Komunikaty głosowe, przekierowania i kolejkowanie połączeń
System telefoniczny VoIP umożliwia konfigurację niestandardowych powitań, menu głosowego, IVR i wirtualnego recepcjonisty. Może to sprawić, że małe hotele będą wyglądać bardziej profesjonalnie, co jest ważne dla potencjalnych gości. Menu głosowe zapewnia również szybkie połączenie gości z właściwą osobą, która odpowie na ich pytania.
Prawie każdy hotelowy system telefoniczny VoIP obsługuje przekierowanie połączeń. Jeśli więc pracownik jest z dala od swojego biurka, połączenia przychodzące mogą zostać przekierowane do innego pracownika, aby nie pozostały bez odpowiedzi.
Nagrywanie połączeń
Hotele często nagrywają rozmowy w celu zapewnienia jakości obsługi rezerwacji. Nagrane rozmowy są skarbnicą wiedzy dla pracowników recepcji hotelowej. Nagrane rozmowy VoIP są zapisywane w chmurze, więc można do nich w każdej chwili wrócić. W ten sposób pracownicy recepcji mogą odwoływać się do ważnych szczegółów omawianych podczas rozmów rezerwacyjnych.
Nagrywanie rozmów może też pomóc w rozwiązywaniu potencjalnych sporów i sprawdzenia jak Twoi pracownicy radzą sobie z trudnymi rozmowami z gośćmi i w razie potrzeby przeprowadzić ich przez dodatkowe szkolenia.
Statystyki, raporty i integracje
Kolejną kluczową cechą systemów VoIP dla hoteli jest analityka połączeń. Menedżerowie hoteli mogą zobaczyć, ile czasu pracownicy spędzają na swoich telefonach w przypadku połączeń przychodzących i wychodzących. Mogą również śledzić, skąd przychodzą połączenia, co może być pomocne w dostosowywaniu komunikacji z gośćmi.
Wiele systemów VoIP integruje się również z platformami CRM. Dzięki niej możesz śledzić każdą rozmowę telefoniczną między pracownikami hotelu a gośćmi i wykorzystać te informacje do usprawnienia obsługi klienta. Następnym razem, gdy gość zadzwoni, Twoi pracownicy natychmiast dowiedzą się, z kim gość rozmawiał w przeszłości i jak rozwiązano wszelkie problemy.